Telefoninterview Bestätigen: So Geht's!

by Jhon Lennon 40 views

Hey Leute! Ihr habt also den ersten Schritt gemeistert und wurdet zu einem Telefoninterview eingeladen – Glückwunsch! Das ist schon mal ein riesiger Erfolg. Aber jetzt kommt der nächste wichtige Punkt: Ihr müsst dieses Gespräch bestätigen. Ja, richtig gehört! Eine einfache Bestätigung kann den Unterschied machen, ob ihr als professionell und zuverlässig wahrgenommen werdet oder eher als jemand, dem alles egal ist. Und mal ehrlich, wir wollen doch alle den besten Eindruck hinterlassen, oder? In diesem Artikel packen wir alles an, was ihr wissen müsst, um euer Telefoninterview perfekt zu bestätigen. Von der ersten E-Mail bis hin zu den kleinen Kniffen, die euren potenziellen Arbeitgeber beeindrucken werden – hier seid ihr goldrichtig. Macht euch bereit, denn wir machen aus diesem oft unterschätzten Schritt eine echte Stärke in eurer Bewerbung!

Warum ist die Bestätigung des Telefoninterviews so wichtig?

Okay, Leute, lasst uns mal Klartext reden: Warum ist diese Bestätigung überhaupt ein Ding? Klingt vielleicht erstmal nach viel Aufwand für eine Kleinigkeit, aber glaubt mir, das ist es absolut wert! Erstens, es zeigt eure Professionalität und euer echtes Interesse. Wenn ihr auf die Einladung antwortet und das Gespräch bestätigt, signalisiert ihr dem Recruiter oder der Personalabteilung: "Hey, ich bin dabei, ich habe das ernst genommen und ich freue mich darauf!". Das ist Gold wert in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt, wo E-Mails oft im digitalen Nirwana verschwinden. Zweitens, es hilft dem Unternehmen bei der Organisation. Stellt euch vor, ein Recruiter muss 10 oder 20 Leute anrufen. Wenn jeder einfach nur abwartet, entstehen Unsicherheiten. Eure Bestätigung gibt ihnen Planungssicherheit und hilft ihnen, ihre Zeit effizient zu nutzen. Das kommt immer gut an, denn wer mag schon organisatorisches Chaos? Drittens, es ist eure erste Gelegenheit, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Die Art und Weise, wie ihr antwortet – ob höflich, klar und mit den richtigen Infos – gibt bereits einen Vorgeschmack auf eure Kommunikationsfähigkeiten. Und das ist bei einem Telefoninterview, wo die Stimme und der Schreibstil alles sind, besonders wichtig. Viertens, es ist eine Art Verpflichtung für euch selbst. Wenn ihr das Gespräch bestätigt, seid ihr eher geneigt, euch darauf vorzubereiten und pünktlich zu sein. Es ist ein kleines, aber effektives Tool, um euch selbst in die richtige Spur zu bringen. Also, Leute, unterschätzt diesen Schritt nicht! Eine simple Bestätigung kann eure Chancen schon im Vorfeld positiv beeinflussen. Denkt dran: Es geht darum, aus der Masse herauszustechen und zu zeigen, dass ihr die Extra-Meile geht. Und das beginnt schon bei der Antwort auf die Einladung zum Telefoninterview. Ihr wollt ja schließlich, dass sie sich auf euren Anruf freuen, oder?

Der richtige Zeitpunkt: Wann solltet ihr antworten?

So, ihr habt die Einladung zum Telefoninterview bekommen. Super! Aber wann ist der perfekte Zeitpunkt, um zu antworten? Hier gibt es keine starre Regel, aber ein paar Faustregeln, die euch helfen werden, nicht zu überstürzt und nicht zu spät zu handeln. Idealerweise solltet ihr innerhalb von 24 Stunden antworten. Das zeigt, dass ihr die E-Mail erhalten habt, sie gelesen habt und euch kümmert. Schnelligkeit ist hier ein Zeichen von Engagement. Wenn ihr eine Einladung am späten Freitagnachmittag bekommt, ist es natürlich völlig in Ordnung, am Montagvormittag zu antworten. Aber vermeidet es, mehrere Tage verstreichen zu lassen. Längeres Zögern kann den Eindruck erwecken, dass die Stelle für euch keine hohe Priorität hat oder ihr vielleicht sogar desinteressiert seid. Vermeidet es aber auch, sofort zu antworten, wenn ihr noch unsicher seid oder Informationen braucht. Manchmal ist es besser, sich kurz Zeit zu nehmen, um zu prüfen, ob der vorgeschlagene Termin passt oder ob ihr noch Rückfragen habt. Wenn ihr euch einen Tag Zeit nehmt, ist das völlig in Ordnung, solange ihr nicht länger wartet. Der Schlüssel ist, zeitnah, aber durchdacht zu reagieren. Was ist, wenn der vorgeschlagene Termin gar nicht passt? Dann solltet ihr das sofort in eurer Antwort kommunizieren und direkt Alternativvorschläge machen. Seid hier flexibel und lösungsorientiert. Zum Beispiel: "Vielen Dank für die Einladung zum Telefoninterview. Leider ist mir der genannte Zeitpunkt nicht möglich, da ich bereits einen anderen Termin habe. Wäre es Ihnen vielleicht am [Datum] um [Uhrzeit] oder alternativ am [anderes Datum] vormittags möglich?" Das zeigt Initiative und erleichtert dem Recruiter die Planung. Wenn alles passt, reicht eine klare Bestätigung. Denkt dran, Jungs und Mädels: Schnelligkeit signalisiert Interesse, aber auch eine durchdachte Antwort zeugt von Professionalität. Findet die goldene Mitte, und ihr seid auf der sicheren Seite. Es ist euer erster Eindruck, also nutzt ihn!

Was gehört in die Bestätigungs-E-Mail?

Okay, Leute, jetzt wird's konkret! Was muss eigentlich alles in diese Bestätigungs-E-Mail rein, damit sie perfekt ist? Keine Sorge, das ist kein Hexenwerk. Hier sind die wichtigsten Punkte, die eure Mail zum Erfolg machen:

  1. Eine klare Betreffzeile: Macht es dem Recruiter leicht, eure Mail zuzuordnen. Etwas wie "Bestätigung: Telefoninterview [Euer Name] - [Stellenbezeichnung]" ist super. So weiß der Empfänger sofort, worum es geht.
  2. Eine höfliche Anrede: Nennt die Person, die euch die Einladung geschickt hat, beim Namen. "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]" ist Standard, aber wenn ihr euch duzt, könnt ihr auch "Hallo [Vorname]" schreiben. Passt euch dem Ton der Einladungsmail an.
  3. Der Dank und die Bestätigung: Bedankt euch für die Einladung und bestätigt klar und deutlich, dass ihr den Termin annehmt. "Vielen Dank für die Einladung zum Telefoninterview für die Position als [Stellenbezeichnung]. Ich bestätige hiermit gerne den Termin am [Datum] um [Uhrzeit]." Das ist kurz, bündig und auf den Punkt.
  4. Eventuelle Rückfragen (optional, aber oft sinnvoll): Habt ihr noch Fragen zum Interviewablauf, zur Dauer oder wer genau anrufen wird? Dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt, das kurz und höflich anzusprechen. Zum Beispiel: "Könnten Sie mir bitte noch kurz bestätigen, wer auf Ihrer Seite das Gespräch führen wird?" Oder: "Ich gehe davon aus, dass die Einwahldaten für das Gespräch per E-Mail folgen werden, korrekt?" Aber überfrachtet die Mail nicht mit Fragen!
  5. Eine positive Schlussformel: Bekräftigt euer Interesse und eure Vorfreude. "Ich freue mich auf unser Gespräch." oder "Ich freue mich darauf, mehr über die Position und Ihr Unternehmen zu erfahren." Das hinterlässt einen guten Eindruck.
  6. Eure Kontaktdaten (optional, aber sicher ist sicher): Manchmal kann es nicht schaden, am Ende nochmals eure Telefonnummer zu nennen, unter der ihr erreichbar seid. Das ist besonders wichtig, wenn der Recruiter euch anrufen soll.

Ein wichtiger Tipp, Leute: Lest die Einladungsmail ganz genau durch! Manchmal stehen dort schon wichtige Infos zur Bestätigung drin, z.B. ob ihr eine alternative Zeit vorschlagen sollt, wenn der Termin nicht passt. Haltet eure Antwort kurz und prägnant. Niemand will eine Romanze lesen. Zeigt, dass ihr organisiert seid und die Zeit des anderen schätzt. Wenn ihr unsicher seid, schaut euch Beispiele im Netz an, aber kopiert nicht einfach blind. Passt es an eure Situation und den Ton der Firma an. Mit diesen Bausteinen seid ihr bestens gerüstet, um eine professionelle und überzeugende Bestätigungs-E-Mail zu schreiben. Ran an die Tasten!

Was, wenn der Termin nicht passt? Flexibilität zeigen!

Okay, das passiert den Besten von uns, Leute: Man bekommt die Einladung für das Telefoninterview und stellt fest – der Termin passt überhaupt nicht. Kein Grund zur Panik! Das Wichtigste ist, sofort und professionell zu reagieren und Flexibilität zu zeigen. Wenn ihr einfach nicht antwortet oder erst Tage später, macht ihr euch keine Freunde. Hier ist, wie ihr das am besten angeht:

  1. Schnelligkeit ist Trumpf: Sobald ihr merkt, dass der Termin nicht klappt, nehmt euch die Zeit, sofort zu antworten. Wartet nicht ab, ob euch vielleicht von selbst eine Lösung einfällt. Je schneller ihr seid, desto besser kann der Recruiter umplanen und desto weniger Mühe verursacht ihr ihm.
  2. Seid klar und ehrlich (aber kurz!): Erklärt kurz und bündig, warum der Termin nicht passt. Ihr müsst keine Romane schreiben oder euch in Ausreden verlieren. Eine einfache, professionelle Begründung reicht aus. "Leider ist mir der genannte Termin nicht möglich, da ich bereits eine andere berufliche Verpflichtung habe." oder "Aufgrund einer Terminkollision kann ich den vorgeschlagenen Zeitpunkt leider nicht wahrnehmen."
  3. Bietet direkt Alternativen an: Das ist der wichtigste Teil, Leute! Zeigt, dass ihr wirklich an dem Gespräch interessiert seid und es euch wichtig ist, einen Weg zu finden. Schreibt nicht nur "Geht nicht", sondern bietet direkt 2-3 alternative Zeitfenster an. Seid hier so konkret wie möglich und berücksichtigt dabei eure eigene Verfügbarkeit und die üblichen Arbeitszeiten. Zum Beispiel: "Wäre es Ihnen vielleicht alternativ am [Datum] um [Uhrzeit] oder am [anderes Datum] im Laufe des Vormittags möglich?" Oder wenn die Einladung sehr vage war: "Ich stehe Ihnen gerne am [Datum] ab [Uhrzeit] oder am [anderes Datum] ganztägig zur Verfügung. Bitte lassen Sie mich wissen, welcher Zeitpunkt für Sie am besten passt."
  4. Betont euer Interesse: Bekräftigt noch einmal, dass ihr euch auf das Gespräch freut und großes Interesse an der Position habt. Das hilft, die kleine Unannehmlichkeit des Umplanens wettzumachen. "Ich freue mich sehr auf die Gelegenheit, mehr über die Position zu erfahren und stehe Ihnen gerne für ein alternatives Gespräch zur Verfügung."
  5. Bleibt professionell und höflich: Auch wenn ihr vielleicht genervt seid, dass der Termin nicht passt – bewahrt immer einen höflichen und professionellen Ton. Eure Reaktion auf eine solche Situation sagt viel über eure Problemlösungsfähigkeiten und eure Professionalität aus.

Ein Beispiel, wie so eine Mail aussehen könnte:

Betreff: Terminverschiebung: Telefoninterview [Euer Name] - [Stellenbezeichnung]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank für die Einladung zum Telefoninterview für die Position als [Stellenbezeichnung]. Ich freue mich sehr über diese Gelegenheit.

Leider ist mir der von Ihnen vorgeschlagene Termin am [Datum] um [Uhrzeit] aufgrund einer bereits bestehenden beruflichen Verpflichtung nicht möglich. Wäre es Ihnen eventuell am [alternatives Datum 1] um [alternative Uhrzeit 1] oder am [alternatives Datum 2] vormittags möglich? Ich bin auch flexibel und richte mich gerne nach Ihren Möglichkeiten.

Ich bin nach wie vor sehr an der Position interessiert und freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Euer Name]

Das zeigt, dass ihr organisiert, flexibel und vor allem sehr an der Stelle interessiert seid. So wird eine potenzielle Hürde schnell zu einer Chance, euch von eurer besten Seite zu zeigen!

Was tun, wenn der Recruiter anruft, um den Termin zu vereinbaren?

Manchmal passiert es, dass der Recruiter nicht per E-Mail, sondern direkt per Telefon auf euch zukommt, um einen Termin für das Telefoninterview zu vereinbaren. Das kann schnell gehen und ist ein super Zeichen dafür, dass sie euch im Nacken sitzen! Aber keine Panik, Jungs und Mädels, auch hier gibt es ein paar Dinge zu beachten, damit ihr diesen Anruf souverän meistert:

  1. Nicht sofort zusagen, wenn ihr unsicher seid: Wenn ihr gerade mitten in etwas anderem steckt, es laut ist oder ihr euch den Kopf freihalten müsst, ist es völlig in Ordnung, kurz um Aufschub zu bitten. Sagt zum Beispiel: "Das ist toll, vielen Dank für Ihren Anruf! Könnten Sie mir bitte einen Moment Zeit geben, meinen Kalender zu prüfen?" Oder: "Ich bin gerade unterwegs/in einem anderen Gespräch. Können Sie mir Ihre Nummer geben, damit ich mich gleich bei Ihnen melden kann, oder wann wäre ein guter Zeitpunkt, Sie zu erreichen?" So vermeidet ihr, übereilt einen Termin zuzusagen, der dann doch nicht passt.
  2. Notizen machen: Haltet Stift und Papier (oder euer digitales Notiztool) bereit. Ihr braucht wahrscheinlich den Namen des Anrufers, die genaue Stellenbezeichnung, das Datum und die Uhrzeit des vorgeschlagenen Termins, die Dauer des Interviews und wer voraussichtlich teilnehmen wird. Notiert euch auch, ob ihr etwas Bestimmtes vorbereiten sollt.
  3. Klare Terminvereinbarung: Wenn ihr einen passenden Termin findet, bestätigt ihn klar und deutlich. Wiederholt das Datum und die Uhrzeit, um Missverständnisse zu vermeiden. "Also, Sie rufen mich am [Datum] um [Uhrzeit] an, richtig?"
  4. Bestätigung per E-Mail anfordern: Auch wenn ihr den Termin mündlich vereinbart habt, ist es immer eine gute Idee, um eine schriftliche Bestätigung zu bitten. "Wunderbar, dann halte ich mir den Termin frei. Könnten Sie mir vielleicht noch eine kurze Bestätigung per E-Mail schicken, damit ich alle Details parat habe?" Das gibt euch beiden Sicherheit.
  5. Nummer für Rückruf oder Terminvereinbarung bereithalten: Falls der Recruiter euch bittet, ihn zurückzurufen oder eine Antwort-E-Mail zu schicken, stellt sicher, dass ihr eure Kontaktdaten korrekt angebt und dies auch zeitnah tut.
  6. Seid vorbereitet (auch auf den Anruf): Auch wenn es nur um die Terminvereinbarung geht, versucht, einen professionellen Eindruck zu machen. Sprecht klar und deutlich. Wenn es sich um ein wichtiges Unternehmen handelt, kann es nicht schaden, wenn ihr kurz recherchiert habt, wer euch anruft, falls der Name bekannt ist.

Der Clou ist hier: Behandelt jeden Kontakt wie ein Mini-Interview. Auch die Terminvereinbarung ist Teil des Prozesses. Wenn ihr hier schon professionell und organisiert agiert, sammelt ihr Pluspunkte, bevor das eigentliche Telefoninterview überhaupt stattfindet. Seid präsent, seid vorbereitet und zeigt, dass ihr diese Chance wertschätzt. Das macht einen riesigen Unterschied, Leute!

Der letzte Schliff: Worauf ihr bei der Bestätigung achten solltet

Wir sind fast am Ziel, Leute! Bevor ihr auf "Senden" klickt oder den Hörer auflegt, gibt es noch ein paar kleine, aber feine Details, die den Unterschied machen können. Diese Tipps sind quasi der letzte Schliff für eure professionelle Bestätigung des Telefoninterviews:

  • Rechtschreibung und Grammatik: Leute, das ist ein absolutes Muss! Lest eure E-Mail mindestens zweimal Korrektur. Tippfehler oder grammatikalische Fehler können schnell einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. Nutzt die Rechtschreibprüfung eures Programms, aber verlasst euch nicht blind darauf. Wenn möglich, lasst die Mail kurz von jemand anderem gegenlesen.
  • Der richtige Ton: Passt eure Sprache an die des Unternehmens und des Recruiters an. Wurdet ihr duzt? Dann könnt ihr auch duzen. Wurde siezt? Dann bleibt beim Sie. Seid höflich, aber nicht übermäßig formell, es sei denn, die Branche verlangt das explizit. Ein freundlicher, aber professioneller Ton ist meistens der beste Weg.
  • Klarheit über die Telefonnummer: Wenn der Recruiter euch anrufen soll, stellt sicher, dass die Nummer, die ihr in der Mail nennt (oder unter der ihr erreichbar seid), korrekt ist und ihr auch tatsächlich dort erreichbar seid. Stellt sicher, dass eure Mailbox eine professionelle Ansage hat, falls ihr doch mal nicht rangehen könnt.
  • Organisationstalent zeigen: Wenn ihr bei der Terminvereinbarung Flexibilität gezeigt habt oder alternative Zeiten angeboten habt, erwähnt das kurz, aber positiv. "Ich freue mich, dass wir einen passenden Termin finden konnten." Das zeigt, dass ihr lösungsorientiert seid.
  • Keine übermäßigen Erwartungen formulieren: Vermeidet Formulierungen, die Druck aufbauen, wie "Ich erwarte, dass Sie mir nach dem Gespräch bald eine Rückmeldung geben." Konzentriert euch auf die Bestätigung und die Vorfreude auf das Gespräch selbst.
  • Die richtige E-Mail-Adresse verwenden: Nutzt für berufliche Korrespondenz immer eine professionelle E-Mail-Adresse (z.B. vorname.nachname@...). Die Adresse "partymaus99@..." kommt bei Recruitern gar nicht gut an.
  • Timing der Bestätigung (nochmal): Wie schon erwähnt, antwortet zeitnah, aber nicht überhastet. Wenn der Termin für übermorgen vereinbart ist, solltet ihr die Bestätigung heute rausschicken, nicht erst morgen früh.

Denkt daran, Leute: Jede Interaktion mit einem potenziellen Arbeitgeber ist eine Chance, euch zu präsentieren. Die Bestätigung des Telefoninterviews mag klein erscheinen, aber sie ist der erste Schritt, um zu zeigen, dass ihr organisiert, interessiert und professionell seid. Mit diesen letzten Schliffen seid ihr bestens vorbereitet. Viel Erfolg bei eurem nächsten Telefoninterview! Ihr rockt das!